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Auditoría: ¿Proceso o Actividad dentro del Sistema de Gestión?

De acuerdo a la norma ISO 9000:2005, la Auditoría se define como un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la #auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría.

Dentro de esta definición, se destaca la palabra #proceso. Por lo cual surgen varias interrogantes:

¿Por qué en algunos mapas de procesos observamos la auditoría como proceso y en otros como una actividad dentro de un proceso?

  • Si la auditoría es un proceso, ¿Sería clasificado como un proceso para la gestión de la organización o para la medición, análisis y mejora?
  • Si la auditoría es una actividad, ¿Estaría dentro de cuál proceso?

Analicemos estos argumentos y las opciones que podemos considerar para destacar la importancia de las auditorias (internas) dentro de nuestras organizaciones.

Quiero subrayar que cada organización tiene la potestad de definir el número y tipo de procesos necesarios para cumplir sus objetivos de negocios; pero es mi intención a través de este artículo resaltar el valor que aporta la auditoría y el auditor dentro del sistema de gestión y por consiguiente en la eficacia global de la organización; así como dar una orientación a los responsables del programa de auditoría para mejorar el desempeño de éstas.

Se ha escrito y discutido bastante sobre ¿Qué es un Proceso? y ¿Qué es una Actividad?, a pesar que la actual versión de la norma ISO 9001 y los documentos de orientación del Comité Técnico ISO/TC 176 han tratado de aclarar el Enfoque basado en Procesos para el Sistema de Gestión de la Calidad y los términos relacionados; aún es un tema de discusión en los debates de los grupos de LinkedIn. Así mismo, un buen número de organizaciones con más de 10 años certificadas ISO 9001 no han comprendido e internalizado este enfoque y sus beneficios. Sin embargo, quiero indicar la definición de éstos términos.

¿Qué es un Proceso? De acuerdo a la norma ISO 9000:2005, Proceso es “Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados”.

¿Qué es una Actividad? La Real Academia Española la define como un “Conjunto de operaciones o tareas propias de una persona o entidad”. Si adaptamos este enunciado en base a la definición de proceso descrita anteriormente, podríamos decir que una Actividad es una Acción dentro del proceso necesaria para producir un resultado determinado”.

Comparando ambas definiciones, notamos la diferencia entre proceso “conjunto de actividades” y actividad “acción dentro del proceso”; lo cual confirma el enunciado de auditoría mencionado al inicio de este artículo. La Auditoría es un Proceso, el cual abarca las actividades de programación, planificación, realización/implementación, seguimiento y control.

Pero esto, no nos da respuesta a los argumentos anteriores y ni aclaratoria de qué hacer.

Hay dos opciones que puedes tomar en cuenta y seleccionar la más conveniente para tu organización en base a los beneficios que cada una de ella aporta.

La Auditoria como Proceso. Opción 1:

Estaría dentro de los procesos para la medición, análisis y mejora y brindaría proactivamente:

  • Apoyo a todos los procesos del sistema de gestión contribuyendo al seguimiento, control y medición de la eficacia de éstos.
  • Disponibilidad permanente para re-auditar los procesos cuando éstos presenten fallas o debilidades imprevistas, cuando éstos realicen cambios en el personal, los métodos y el medio en el cual se desarrolla dicho proceso o cuando se vean afectados por cambios en las normativas (corporativas/internas/externas), en los requisitos legales y reglamentarios y del cliente.
  • Revisión constante de la eficacia de las acciones correctivas y preventivas generadas por las no conformidades de las auditorias internas, de las quejas/reclamos del cliente, de las fallas del proceso y producto.
  • Comunicación continua del desempeño de todos los procesos a la alta dirección y líderes de proceso a través de reuniones frecuentes (no necesariamente en las revisiones por la dirección).

La Auditoria como Actividad. Opción 2:

Sería una actividad dentro de uno de los procesos para la gestión de una organización o para la medición, análisis y mejora.

Tendría como propósito brindar todos los beneficios que mencioné en la Opción 1, con la diferencia que el impacto sería menor porque siendo ésta una actividad, sería más reactiva que proactiva; ya que dependería de la programación del las auditorias internas y el responsable de las mismas, se diluiría en las otras actividades del proceso.

¿Cuál Opción escoges como la más beneficiosa para tu organización y tu sistema de gestión?

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Beatriz Viloria es una venezolana, destacada por su desempeño, liderazgo, visión y la universalidad de sus conocimientos. Master en Dirección Estratégica con Especialidad en Gerencia orientación en Gestión Integrada de Medio Ambiente, Calidad y Prevención e Ingeniero Químico. Reconocida Internacionalmente como Coach y Auditora Líder de 3° Partes en Sistemas de Gestión Integrados, Instructora en la Formación de Auditores ISO y QMS Principal Auditor IRCA.

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