Claves para elaborar la documentación según ISO 9001

Es habitual, que cuando una empresa designa a alguien que no dispone de conocimientos y no está familiarizado con la aplicación de la norma ISO 9001, el proceso de implantación se alargue considerablemente y a veces se quede en el intento. El proceso de elaboración de la documentación requiere reestructurar la existente en la empresa y eso, inicialmente, se refleja en un exceso de burocracia, que muchas empresas dejan en un segundo plano.

Otro de los motivos por el que se alarga el proceso de elaboración, es debido, a que la persona designada a poner en marcha el sistema de gestión, compagina estas funciones con otras que ya tenía asignadas con anterioridad, provocando un exceso de trabajo por su parte, y a menudo dejando en un segundo lugar el control de la documentación.

Para que no sea tan pesado la redacción del manual y de los documentos del sistema de gestión de calidad, os recomiendo realizarlo por bloques, dando una estructura adaptada a su empresa. ¿A qué me refiero con bloques? Pues diferentes apartados, que pueden asociarse con los departamentos de la empresa. Por ejemplo:

  • Organización: definición, alcance, entorno, mapa de procesos (definición de los procesos de la empresa), política de calidad…
  • Control de documentación: elaboración, organización de la documentación del sistema
  • Prevención (ISO 9001:2015): control de la evaluación de riesgos.
  • Bloque de RRHH: definición de los puestos de trabajo, funciones, organigrama, contratación, organigrama, delegaciones por ausencia, currículums, formación, capacitación del personal, evaluación de la eficacia, comunicación y concienciación del personal (para ISO 9001:2015)…
  • Relaciones con los clientes: pedidos, ofertas, contratos, satisfacción del cliente, gestión de facturación y cobros.
  • Compras y subcontrataciones: Requisitos y evaluación de proveedores, metodología a seguir.
  • Diseño: Si la empresa diseña algún producto o proyecto.
  • Prestación de servicio o elaboración del producto: especificar y detallar el/los procesos claves que realiza la empresa. Identificación y trazabilidad, control documental relacionada y generada por el proceso.
  • Gestión de los equipos y maquinaria
  • Infraestructura: Instalaciones, vehículos…
  • Bloque de seguimiento, medición, análisis y mejora: revisión del sistema, auditorias internas, reclamaciones, acciones correctivas, servicio no conforme, producto no conforme, mejora continua, objetivos e indicadores…
  • Archivo de la documentación

Si existe algún apartado que no aplique a vuestra empresa, en el manual deberéis explicar que no aplica y el porqué.

En el Manual de Calidad, únicamente tenéis que definir los diferentes puntos para vuestra empresa en base a los requisitos de la norma y explicando cómo lo aplicáis en vuestro caso, sin entrar en la metodología a utilizar o aplicar, ya que será en los procedimientos donde tendréis que especificar con todo detalle cómo lo hacéis, cómo lo nombráis, quien lo realiza y que registros o qué documentación generáis, cómo los rellenáis e identificáis, dónde la almacenáis y con qué criterio.

Una vez que habéis definido los diferentes apartados en el manual de calidad, tenéis que elaborar los principales documentos del sistema, donde quedará definida la organización:

  • Política de calidad de la empresa
  • Mapa de procesos de la empresa
  • Objetivos e indicadores
  • Organigrama nominal y funcional

Cuando, tengáis redactado y definidos todos los puntos anteriores, veréis que la elaboración de los procedimientos e instrucciones es un proceso fácil y rápido, y que lo único que tenéis que explicar paso a paso es la metodología que realizáis habitualmente para cada uno de los bloques.

Os recomiendo, que inicialmente intentéis no modificar el funcionamiento y los registros que el personal de la empresa está habituado a realizar y a rellenar, ya que los cambios deben aplicarse lentamente y con insistencia. Por experiencia, os  comento, que si modificáis de golpe los hábitos de la gente, podéis encontraros con un habiente hostil hacia vosotros y una disminución considerable de la participación en la implantación por parte del personal de la empresa. Y no lo olvidéis, para implantar un sistema de gestión de calidad, que afecta a la totalidad de los trabajadores de la empresa, necesitáis su colaboración.

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Soy Química. Dispongo de amplia experiencia en la gestión de sistemas así como en la Dirección de un laboratorio. Actualmente compagino ser docente en la Universidad con el de asesor de calidad

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