¿Cómo podemos controlar la gestión de una empresa?

Nos podemos encontrar en la situación que nos encarguen gestionar una empresa sin disponer de mucha experiencia, y a veces nos puede venir un poco grande. En este artículo intentaré daros algunas pautas para que sepáis por donde deberíais empezar.  Debido a la disminución considerable de personal que han padecido las empresas durante la crisis económica, que aún estamos sufriendo, nos hemos encontrado que algunos trabajadores hemos tenido que absorber muchas tareas extras, algunas de ellas han sido de la gestión de la propia empresa.

Si ya eres conocedor de los procesos de la empresa, debido a que has estado trabajando directamente en la organización, te resultará más sencillo, ya que conocerás la manera de proceder que tienen, tanto los trabajadores como la Dirección de la empresa, sino es así deberás empezar por el principio, aprendiendo los diferentes procesos y conocer el personal de la empresa.

Si la empresa dispone de la certificación ISO 9001, lo vas a tener más sencillo, ya que puedes encontrar parte de la documentación que vas a necesitar para empezar a controlar la gestión.

Primero de todo, deberás conocer el organigrama de la empresa y las funciones de todos los trabajadores, ya estén en plantilla o no. Al mismo tiempo deberás hacerte con  el mapa de procesos y sus relaciones entre sí. Es importante saber que productos y servicios realiza la empresa, así como todos los procesos de apoyo y estratégicos que se necesitan para desarrollar la actividad.

Será necesaria la entrevista y colaboración de todos los trabajadores de la empresa, con lo que necesitaréis utilizar vuestro don de gentes. Particularmente, creo que es la parte más complicada, ya que cuando hay un jefe nuevo, los trabajadores se ponen en alerta y a veces son un poco reacios a colaborar. Por lo tanto, no digo que debáis haceros amigos, debido a que debes controlarlos, pero sí que es necesario que puedan confiar en ti, ya que sin su ayuda es complicado que tu liderazgo sea efectivo. Deberéis conseguir el apoyo de los responsables de departamento, se puede conseguir si escucháis cómo realizan su trabajo y qué problemas diarios puedan tener. Ya que será vital su ayuda si en un futuro tenéis que tomar la decisión de realizar reformas. En base a mi experiencia, si los trabajadores no quieren a un jefe, a no ser que sea el propietario o accionista, le harán la vida imposible hasta ser sustituido, y no te interesa entrar en esa guerra.

Otro punto clave es el control de la producción y los costes. ¿En qué consiste?  Es conocer el listado de proyectos en curso, finalizados, ofertados, etc… Este puede ser uno de los puntos clave para llegar a controlar la gestión de la empresa. Normalmente en la organización, ya existirá un registro donde puedas encontrar toda ésta información, conjuntamente con la ayuda de los departamentos de producción y administración. Si no es así, es imprescindible la elaboración de éste. Contra más detalles recopiléis más control podréis tener.

También deberéis controlar los costes de cada uno de los proyectos en curso, y realizar un análisis para saber si lo que se oferta cubre el importe de los recursos necesarios para desarrollar el producto o servicio. Con lo que deberás familiarizarte con lo que cuestan las cosas en tu empresa: precio de los trabajadores, precio de producción, costes generales, que valen vuestros productos y servicios en el mercado, etc.

Una vez que sepáis la situación real de la empresa, con todos los datos reales, deberéis reuniros con la Dirección para ser conocedores de sus intenciones y objetivos, y establecer así una hoja de ruta común. Inicialmente, no intentéis aplicar criterios propios sin la aprobación de la Dirección, ya que podéis desconocer algunos puntos  que imposibilitan la aplicación de vuestras ideas, y comportará un doble trabajo. Compartir siempre vuestras ideas y mejoras con la Dirección.

No os agobiéis, toda esta información no se conoce en un día. Con lo que mi consejo es:

 1º Analizar tota la información que necesitáis para haceros una visión global de la empresa

2º Conocer el personal y sus funciones. Usar el don de gentes para haceros con su colaboración

3º Conocer todos los procesos de la empresa de forma detallada.

4º Control de los proyectos en curso, ofertados y finalizados. Control de producción y de costes.

5º Conocer el propósito e intenciones de la Dirección y establecer los objetivos.

 Espero que estas pautas básicas sean de ayuda, para saber por dónde empezar.

Soy Química. Dispongo de amplia experiencia en la gestión de sistemas así como en la Dirección de un laboratorio. Actualmente compagino ser docente en la Universidad con el de asesor de calidad

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