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Programas informáticos específicos de ISO 9001

En estos últimos 10 años, muchas empresas disponen de un programa informático, o bien de un módulo complementario para realizar parte de la planificación, control y seguimiento de su sistema de Gestión de calidad aplicando la normativa ISO 9001.

Pero, ¿qué tipo de programas podemos encontrar en el mercado? ¿Cómo podemos elegirlos? ¿Qué coste tienen? Estas son las principales preguntas que nos surgen, cuando vemos el gran abanico de ofertas en la web.

Nos podemos encontrar varios casos diferentes dependiendo de la tipología de empresa y sector, que os lo explicaré en base a mi experiencia.

Primero de todo, son las grandes empresas y corporaciones, que debido a que disponen de grandes recursos, desarrollan ellos mismos los programas a su medida, incorporándolos a su sistema productivo y de contabilidad.

Segundo, son empresas medianas o pequeñas, que debido a que pertenecen a un sector concreto, donde existe una oferta de programas informáticos adaptada a su actividad, han decidido implantar uno. Estos programas se componen de módulos y puedes usar uno u otro, o todos a la vez según interese.

En este caso, os voy a poner un ejemplo real, que es el caso de un laboratorio de control de calidad de la construcción, donde una empresa de informática española, desarrolló un programa de gestión del propio laboratorio, que también disponía del módulo de la gestión de calidad. ¿Qué características tiene el programa? El programa es una extensa base de datos interrelacionada, donde todos los trabajadores operan con él y disponen de:

  • Los registros propios de la producción: registro de ensayos, introducción de valores y cálculos, emisión de actas e informes…
  • Elaborar ofertas, listado de clientes, contratos, facturas, contabilidad…
  • Módulo de Calidad: registro de ensayos, personal de la empresa, capacitación, formación, permisos de los usuarios, control de firmas, delegaciones por ausencia, control de normativa vinculada a los ensayos, control de incidencias…

¿Qué nos facilita este programa en cuanto a la elaboración y control de la documentación de calidad? Pues, como no deja de ser una gran base de datos, continuamente actualizable, y donde acumula todos los historiales, podemos obtener fácilmente todo tipo de datos y estadísticas necesarias para elaborar, por ejemplo, el análisis de los indicadores, obtener los datos necesarios para las Revisiones del Sistema, así como todos los registros que pueda recopilar nuestro sistema de gestión, de una forma más fácil y controlable. Por ejemplo, una de las cosas que me facilitó el trabajo fue el control de equipos de medida, una vez introducidos los requisitos y datos en el programa como la periodicidad de calibración, verificación y mantenimiento de los equipos, así como los requisitos e incertidumbres; el programa te va indicando las operaciones que hay pendientes hacer, y una vez realizadas se vincula los certificados al programa, de tal manera que siempre está controlado y localizada toda la documentación de cada equipo.

Al ser un programa tan adaptado y en continua mejora, la mayor parte los laboratorios de España lo utilizan.

Por desgracia, no en todos los sectores hay desarrollados este tipo de programas totalmente adaptados a la actividad. Podemos encontrar otros programas específicos de ISO 9001, que son genéricos y cerrados. Si que facilitan el control de los registros pero no permiten modificaciones específicas para adaptarlo a unas necesidades más amplias que puede tener la empresa como en caso anterior descrito.

En el caso de empresas muy pequeñas, con pocos recursos, considero que es mejor, no optar por ningún programa informático, sino disponer de unos registros bien elaborados con la finalidad de no duplicar datos, que se cumplan todos los requisitos de la norma, teniendo un buen control y buena gestión de la empresa.

Soy Química. Dispongo de amplia experiencia en la gestión de sistemas así como en la Dirección de un laboratorio. Actualmente compagino ser docente en la Universidad con el de asesor de calidad

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