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SENCILLEZ Y SENTIDO COMÚN EN LOS PROCESOS DE AUDITORÍA

Carta abierta  a los Auditores que desean ser de Control Interno.

Estimado amigo antes de leer esta artículo quiero que sepas que muchas de las palabras y contextos allí reflejados provienen del aprendizaje que me han proporcionado auditores de certificación, internos y un cumulo de asesores, es por este motivo que deseo dejar en claro que debes dejar de lado cualquier prejuicio y abrir tu mente a la crítica,

PRÓLOGO A LA SENCILLEZ Y SENTIDO COMÚN EN LOS PROCESOS DE AUDITORÍA

Señor auditor, Tengan en cuenta que;

“La mejor manera de imponer tendencias es enredando las organizaciones y desechando las ideas sencillas y hacer del sentido común una actividad simplista que se debe descartar debido a que no aporta valor a los procesos y a la solución que se busca»

Es increíble cómo nos hemos diseñado para complicar las cosas, parece ser que toda la  educación está enfocada al establecimiento de metodologías inalcanzables y poco entendibles, parece que  fueran modas temáticas de cursos de Pre- grado, Especializaciones, Maestrías y Doctorados por medio de las  cuales, accedemos a conocimientos, que en la vida nunca vamos a aplicar.

Se entiende que, los sistemas de gestión brindan la herramienta más proactiva de la planificación “El Enfoque Basado en Procesos”, estos elementos constitutivos están caracterizados y representados en el mapa de procesos de las organizaciones, este gráfico nos permite saber cómo interactúa la organización y que actividades se compromete a evidenciar en un proceso de certificación o seguimiento.

“La sencillez en la estructura gráfica permite evidenciar fácilmente el contexto operacional de la organización y formar imágenes sencillas y reales de los procesos que intervienen en un sistema de gestión”

En la planificación de los modelos del sistema de gestión, se ha podido evidenciar  que frecuentemente se han  establecido estructuras bajo premisas que no son simples y carecen de cualquier tipo interpretación o aplicación  práctica, parece que todo fuera creado bajo una teoría del caos (procedimientos determinísticos a los cuales no se les puede alterar ningún paso) , que buscan un objetivo muy claro, enredar las  organizaciones frente a los deberes y los requisitos que deben evidenciar en un proceso de certificación o seguimiento, en este  tema especialmente tenemos un alto porcentaje de gurús (asesores y auditores) que se han especializado en diseñar metodologías que solo entienden ellos y que hace depender la organización de ellos en todo momento (eso no es honesto) con el objetivo de confundir las organizaciones y para hacer reinar su criterio soberbio (un buen asesor es un excelente entrenador y debe buscar que todas las personas superen sus habilidades y que no se dependa de ellos para seguir una actividad), esto se debe a la falta de conocimiento de los asesores en  temas específicos y la improvisación que asumen frente a su responsabilidad como profesionales y la gestión de  incompetentes de los entes de certificación, las organizaciones y empresas asesoras, que promueven más títulos que actividades  pedagógicas que aporten valor a las organizaciones.

Es muy cruel ver la falta de ocamismo (identificar respuestas y acciones sencillas comunes en una actividad) en la planificación, cuando se evidencia que se prefiere buscar soluciones complicadas, a problemas que pueden tener soluciones similares o iguales y orientarlas bajo los criterios de una gestión de riesgo o lección aprendida; se prefiere trabajar bajo criterios de alta sensibilidad, donde la más mínima variación crea el caos operacional a gran escala. Definitivamente la planificación debe estar argumentada al dinamismo de la organización y su esencia básica operacional. Cada vez más personas, están entendiendo que lo mejor es simplificar, no complicar, la simplicidad y el buen sentido común genera la máxima satisfacción a las organizaciones, que se han dado cuenta que están perdiendo tiempo en metodologías complicadas.

La ambición por figurar de algunos asesores y auditores una vez emitido su criterio, nos ha llevado a crear tareas complejas, indicadores inservibles, soluciones matemáticas y paradojas administrativas enfocadas en la búsqueda y  solución de  los problemas teóricos simples (complica y reinaras ante quien tiene una expectativa), la mayoría de esas formulaciones tiene poca o ninguna importancia frente a los problemas que afronta la organización y se convierte más en una moda, que en una ayuda metodológica que permita agilizar los procesos y contribuir a la mejora continua del sistema de gestión.

No he podido comprender porque, la fundamentación de lo simple se empieza a perder dentro del contexto de metodologías, números y tendencias matemáticas, análisis y fluctuaciones de gráficos complejos. Las personas han perdido la simplicidad y el sentido común con la que deben observar los procesos; no sólo cuesta pensar, cuesta trabajo pensar y además hay muchas  personas que son dóciles, obedientes, siguen fácilmente las sugerencias de los demás, porque les ahorran trabajo  pensar por sí mismo, se vuelven dependientes de otros para el trabajo mental que deben realizar, parecen  autómatas pegados de una pantalla de computadora siguiendo directrices o procedimientos establecidos, que a la  hora de la verdad ni siquiera los entienden y así poder buscar un protector cuando las cosas salen mal o se tienen dificultades para soportar un resultado, en realidad nos da miedo asumir el riego de la equivocación.

Desafortunadamente en la mayoría de proyectos de pregrado universitario, no se  hace énfasis en la importancia y  valor que tiene el análisis de resultados y la toma de decisiones en la vida profesional y aun más muchos directivos tienen la culpa de este desastre intelectual por el hecho de ser paternalista (confunden autoridad con paternalismo) y así castran las buenas ideas y generan miedos en quienes las emiten, y más triste es,  que las personas no tienen el valor de anteponer sus criterios con razones y prefieren que las cosas pasen así,  como siempre han sido y así no asumir responsabilidades y conservar su cómodo estatus de docilidad y  dependencia, el cual esta direccionado a enaltecer la soberbia y el orgullo de quienes bien o mal los dirigen.

Amigo Auditor; Libera tu mente y salta de la zona de confort que has creado, impulsa tus actividades de investigación y nutre permanentemente tus competencias, demuestra ante las personas y las organizaciones tu agudeza mental y gana espacios por reconocimiento mas no por miedo, fundamenta tus pensamientos y respuestas en la investigación y la referencia bibliográfica actúa bajo criterio de intelectualidad y esto hará de ti una persona…..Brillante,

Atte:  Jorge Nelson Ramírez Arcila – Autor metodología SETHA.

PD

Apartes tomados del Manual V04 –  “SETHA – Seminario de Especialización en Técnicas y Habilidades de Auditoria”  Autor . Jorge N. Ramirez

Director de la empresa Quality Support Manager. LEADER IRCA QMS /EMS. LEADER "AFAQ" -AFNOR QUALITY /ENVIRONMENT Auditor lider ISO (28000: 2007 - 9001:2008 - 14001:2004), OHSAS18001:2007 SCM - HACCP & BPM - GLOBAL G.A.P - PROCESS INDUSTRIES Consultor - Asesor y Tutor de Sistemas Integrados de Gestión email: jonerar@yahoo.com

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