Video Webinar Actualización de las Normas #ISO9001 #ISO14001 #ISO 45001

Este Webinar fue auspiciado y organizado por la empresa consultora Tecni Gerencia, C.A. y Gesca Marketing, C.A. agencia digital de Marketing, Social Media y Desarrollo. Contando con la presencia de los Ingenieros Keyla Soteldo (@ksoteldo) y Jesús Araque (@jesusaraqueTG) desde Venezuela, expertos en Sistemas de Gestión Integrados y la Ingeniero Beatriz Viloria (@beatrizviloria) desde Italia, Consultora experta certificada IRCA como moderadora del evento, se sostuvo un seminario interesante para una audiencia superior a los doscientos participantes donde se tocaron puntos importantes a tomar en cuenta para la transición a los próximos cambios en las Normas ISO 9001, 14001 y la nueva ISO 45001.

No dejes de ver este video que está súper interesante y te acercará a las tareas que debes seguir para no quedar atrás en la transición a la nueva estructura de alto nivel de las Normas ISO.

Aclarando algunas dudas respecto a las revisiones de estas normas

También revisamos las preguntas realizadas durante el seminario WEB en VIVO  y a continuación indicamos las respuestas a cada una de ellas:

En relacion a los riesgos, ¿se pueden incluir aquellos relacionados con riesgos que pudieran limitar la ejecucion de estrategias establecidas?

R: Si, de hecho es primordial considerar la identificación, evaluación y control de riesgos estratégicos. La cláusula 6 relacionada a la Planificación del Sistema de Gestión requiere que la organización determine los riesgos asociados a su contexto (interno y externo); es decir, que debería abarcar una análisis holístico del enfoque de riesgos que incluya: el riesgo organizacional, relacionado a los niveles de la entidad y las actividades; el riesgo estratégico, relacionado al plan estratégico o de negocios; el riesgo de cumplimiento, que implica el incumplimiento con los requisitos legales y reglamentarios; y el riesgo operacional, relacionado con los procedimientos y acciones de una organización.

¿Sería apropiado hacer cambios posterior a una auditoria de certificación o sería prudente esperar que primero publiquen la norma en Septiembre 2015?

R: Antes de responderte, quisiera destacar que la norma ISO 9001:2008 está vigente y las organizaciones pueden certificarse bajo esta versión hasta que no sea publicada la versión 2015 (y esto también aplica a ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007). Por ejemplo, el pasado mes de Noviembre participé en una auditoria de certificación de ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007 de una organización que fabrica y esteriliza dispositivos médicos en Puerto Rico. Ahora bien, si quieres optimizar los recursos, lo más prudente es analizar el punto de partida de la organización y en base a ello y a las necesidades de contar con una certificación, tomar la decisión más idónea.

  1. Si la organización no tiene un sistema de gestión certificado bajo la ISO 9001 y/o ISO 14001 puede iniciar la implementación considerando el FDIS de la norma de interés. ¿Por qué? Porque éstas normas se basan en el Anexo SL y como ya sabes, el texto común de la mayoría de las cláusulas no tendrán casi variación hasta la publicación de la norma(s) oficial. Comenzar cuanto antes con un diagnóstico completo, te dá la información de entrada para diseñar el plan de implementación.
  1. Si la organización tiene un sistema de gestión certificado bajo la ISO 9001 y/o ISO 14001 puede comenzar cuánto antes el proceso de transición, no requiere esperar la publicación oficial de la norma. ¿Por qué? Porque una de las razones es la indicada en el punto 1 sobre el Anexo SL y la otra, es que cada organización tiene su propio nivel de implementación de las versiones actuales. En este sentido, iniciar con prontitud la transición asegurará a la organización que el proceso de cambio sea proactivo y controlado. No esperes a que te llegue la fecha límite en Septiembre 2018 (ISO 9001) o Febrero 2018 (ISO 14001). Anticípate.

Y si en este período de transición tienes auditorias de vigilancia, no te preocupes; por el contrario, aprovéchalas para mostrarle al auditor los nuevos cambios de mejora del sistema.

Igualmente, es recomendable que le consultes al ente certificador en base a la vigencia del actual certificado.

¿Una empresa no certificada podría certificarse durante el período de transición con la norma vieja?

R: No gastes recursos, tiempo y esfuerzo. Dedícate a estudiar, comprender y analizar la nueva visión de gestión que presentan las versiones 2015 (ISO 9001 e ISO 14001). Un diagnóstico completo de la situación actual de la organización frente a los requisitos de la norma requerida, te dará las pautas para diseñar el Plan de Implementación.

En el caso particular de OHSAS 18001, las organizaciones pueden optar por la certificación de su sistema de gestión de la seguridad y salud ocupacional (SySO) bajo este estándar, ya que la publicación oficial está prevista para el 2016. Y si cuentas con un buen team de consultores, te aseguro que irá más allá y te guiará a implementar un sistema de SySO que no sólo cumpla con OHSAS sino también con ISO 45001.

¿Es recomendable incorporar a los Sistemas de Gestión un sistema de gestión documental basado en la 32000?

R: Para el conocimiento de quien desconoce sobre esta norma, el formato PDF es desde el año 2008 un estándar abierto conocido como ISO 32000. El propósito de la norma ISO 32000 es proteger la integridad y longevidad del formato PDF. Cabe destacar que esta norma no especifica:

  • Procesos específicos para la conversión de documentos en papel o electrónicos en el formato PDF;
  • Diseño técnico específico, interfaz de usuario o aplicación o detalles de funcionamiento de la prestación;
  • Métodos físicos específicos de almacenamiento de estos documentos como medios de comunicación y las condiciones de almacenamiento;
  • Métodos para la validación de la conformidad de los archivos PDF o lectores;
  • Hardware requerido y/o sistema operativo.

Por lo cual, si la organización decide integrar al actual sistema de gestión de la calidad, medio ambiente, seguridad y salud ocupacional o de otra disciplina un sistema de gestión documental, podría considerar la serie de normas ISO 30300.

¿Qué pasará con el representante de la dirección?

R: La desaparición de la figura del reprentante de la dirección tiene como propósito asegurar que la pertenencia y el compromiso sobre el sistema de gestión no se centre en un sólo individuo. Los “debes” asignados al representante de la dirección en la actual norma ISO 9001:2008, ahora se pueden asignar a cualquier rol o dividir entre varios roles de la alta dirección. Sin embargo, la organización puede decidir mantener o no este rol y reforzar el liderazgo en cascada desde la alta dirección hasta los dueños de procesos.

¿Se esperan cambios relevantes entre el FDIS y la norma ISO 9001:2015?

R: No. Te recuerdo que el cambio más significativo introducido en el documento ISO/DIS 9001:2014 es el Anexo SL; tanto la estructura de alto nivel compuesta por 10 cláusulas y el texto común, son elementos que se han mantenido y se mantendrán durante todas las etapas de revisión y publicación de los borradores y la norma oficial.

Una vez publicado FDIS, no habrán cambios significativos en el contenido técnico de la norma. Los únicos cambios que podrían producirse serían de carácter editorial, es decir en la forma de redacción del texto.

¿Cómo quedarán las exclusiones en el punto 8 para la Norma de ISO 9001?

R: Ya no se hace referencia especifica a “exclusiones” ni mucho menos a cláusulas específicas de la norma. La versión 2015 de la norma ISO 9001  tienen la intención de que todos los requisitos sean aplicables en un principio, y cito textualmente del apartado 1 Objeto y campo de aplicación:

Todos los requisitos de esta Norma Internacional son genéricos y se pretende que sean aplicables a todas las organizaciones, sin importar su tipo, tamaño y producto suministrado”. Fuente DIS ISO 9001:2015.

Al mismo tiempo, deja abierta la posibilidad de determinar y justificar la no aplicabilidad de uno o varios requisitos, siempre y cuando:

No afecte la capacidad de la organización o a la responsabilidad para asegurarse de la conformidad de los productos y servicios”.

Adicionalmente, en el Anexo A (informativo) subpunto A.5 Aplicabilidad, indica que la organización puede considerar para revisar la aplicabilidad de los requisitos: el tamaño de la misma, el modelo de gestión que adopte, el rango de las actividades de la organizaicón y la naturaleza de los riesgos y oportunidades que encuentre.

El reto de muchas organizaciones será dar una correcta y completa justificación, si decide que uno o varios requisitos no aplican; aspecto que para la actual ISO 9001:2008 es muy básico y en algunos casos ambiguo.

Según la nueva estructura de la ISO 9001, ¿se estará tomando en cuenta el ambiente de trabajo e infraestructrura?

R: Si. Ambos elementos estan considerados y reorganizados dentro de la subcláusula 7.1 Recursos; es decir:

  • 1.3 Infraestructura
  • 1.4 Ambiente para la operación de los procesos
Un ejemplo que muestre: tipo y grado de control de los servicios contratados

R: Al desconocer la naturaleza del servicio contratado, dar un ejemplo explícito sería irresponsable. En tal sentido, la respuesta es en base a la directriz que pudieras seguir: El tipo y grado de control control de la organización sobre el servicio contratado externamente tiene que estar basado en la necesidad de que el servicio sea conforme con los requisitos (normativos, legales y reglamentarios, de la organización que contrata). En tal sentido, la naturaleza del control dependerá de la importancia del servicio contratado externamente, del riesgo que involucre y de la capacidad del proveedor para cumplir con los requisitos.

¿Cual es la diferencia entre el enfoque de procesos en el (*) del diagrama dentro del círculo y la clausula 7 del soporte de procesos?

R: Previamente quisiera aclararte que la Figura 1 mostrada en el DIS ISO 9001:2015; cubre los requisitos de la norma, pero no refleja los procesos de una organización de forma detallada, y esta aclaración pretende enfatizar la importancia de comprender e interpretar correctamente el enfoque de procesos antes de implementarlo.

Ahora bien, el  dentro del círculo debajo de la flecha negra en dirección al recuadro 4.4 SGC – Generalidades y enfoque basado en procesos; se refiere a que ésta cláusula requiere de la información de entreda proveniente de los requisitos 4.1, 4.2 y 4.3 Establecer el contexto, definir las partes interesadas pertinentes y el alcance del SGC, la cual a su vez, impulsa el Liderazgo requerido en la cláusula 5.

¿Es una buena práctica tomar la ISO 31000 para la gestión basada en riegos de la revisión de la 9001?

R: Si. El Anexo SL introduce el enfoque basado en riesgos en todas las normas ISO en revisión o nuevas. En tal sentido, integrar la norma ISO 31000 al sistema de gestión, no sólo de la calidad, sino también dentro de cualquier disciplina (medio ambiente, seguridad y salud ocupacional, continuidad del negocio, gestión del servicio, seguridad alimentaria o energía, entre otras), ofrece a las organizaciones los lineamientos para implementar el proceso de gestión de riesgos a nivel estratégico y operativo; además brinda a sus clientes confianza en su toma de decisiones estratégicas.

¿Podrían profundizar en el análisis de riesgos?

R: No era el propósito de webinar. Sin embargo, en el sitio web www.tecniformacion.com estaremos publicando la oferta formativa que abarcará la formación sobre el enfoque de riesgos y otros cursos innovadores diseñados para mejorar las competencias necesarias que requieren los actuales profesionales para enfrentar los nuevos cambios de las normas ISO.

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