Adriana Gómez Villoldo
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Es habitual, que cuando una empresa designa a alguien que no dispone de conocimientos y no está familiarizado con la aplicación de la norma ISO 9001, el proceso de implantación se alargue considerablemente y a veces se quede en el intento. El proceso de elaboración de la documentación requiere reestructurar la existente en la empresa y eso, inicialmente, se refleja en un exceso de burocracia, que muchas empresas dejan en un segundo plano.
Otro de los motivos por el que se alarga el proceso de elaboración, es debido, a que la persona designada a poner en marcha el sistema de gestión, compagina estas funciones con otras que ya tenía asignadas con anterioridad, provocando un exceso de trabajo por su parte, y a menudo dejando en un segundo lugar el control de la documentación.
Para que no sea tan pesado la redacción del manual y de los documentos del sistema de gestión de calidad, os recomiendo realizarlo por bloques, dando una estructura adaptada a su empresa. ¿A qué me refiero con bloques? Pues diferentes apartados, que pueden asociarse con los departamentos de la empresa. Por ejemplo:
- Organización: definición, alcance, entorno, mapa de procesos (definición de los procesos de la empresa), política de calidad…
- Control de documentación: elaboración, organización de la documentación del sistema
- Prevención (ISO 9001:2015): control de la evaluación de riesgos.
- Bloque de RRHH: definición de los puestos de trabajo, funciones, organigrama, contratación, organigrama, delegaciones por ausencia, currículums, formación, capacitación del personal, evaluación de la eficacia, comunicación y concienciación del personal (para ISO 9001:2015)…
- Relaciones con los clientes: pedidos, ofertas, contratos, satisfacción del cliente, gestión de facturación y cobros.
- Compras y subcontrataciones: Requisitos y evaluación de proveedores, metodología a seguir.
- Diseño: Si la empresa diseña algún producto o proyecto.
- Prestación de servicio o elaboración del producto: especificar y detallar el/los procesos claves que realiza la empresa. Identificación y trazabilidad, control documental relacionada y generada por el proceso.
- Gestión de los equipos y maquinaria
- Infraestructura: Instalaciones, vehículos…
- Bloque de seguimiento, medición, análisis y mejora: revisión del sistema, auditorias internas, reclamaciones, acciones correctivas, servicio no conforme, producto no conforme, mejora continua, objetivos e indicadores…
- Archivo de la documentación
Si existe algún apartado que no aplique a vuestra empresa, en el manual deberéis explicar que no aplica y el porqué.
En el Manual de Calidad, únicamente tenéis que definir los diferentes puntos para vuestra empresa en base a los requisitos de la norma y explicando cómo lo aplicáis en vuestro caso, sin entrar en la metodología a utilizar o aplicar, ya que será en los procedimientos donde tendréis que especificar con todo detalle cómo lo hacéis, cómo lo nombráis, quien lo realiza y que registros o qué documentación generáis, cómo los rellenáis e identificáis, dónde la almacenáis y con qué criterio.
Una vez que habéis definido los diferentes apartados en el manual de calidad, tenéis que elaborar los principales documentos del sistema, donde quedará definida la organización:
- Política de calidad de la empresa
- Mapa de procesos de la empresa
- Objetivos e indicadores
- Organigrama nominal y funcional
Cuando, tengáis redactado y definidos todos los puntos anteriores, veréis que la elaboración de los procedimientos e instrucciones es un proceso fácil y rápido, y que lo único que tenéis que explicar paso a paso es la metodología que realizáis habitualmente para cada uno de los bloques.
Os recomiendo, que inicialmente intentéis no modificar el funcionamiento y los registros que el personal de la empresa está habituado a realizar y a rellenar, ya que los cambios deben aplicarse lentamente y con insistencia. Por experiencia, os comento, que si modificáis de golpe los hábitos de la gente, podéis encontraros con un habiente hostil hacia vosotros y una disminución considerable de la participación en la implantación por parte del personal de la empresa. Y no lo olvidéis, para implantar un sistema de gestión de calidad, que afecta a la totalidad de los trabajadores de la empresa, necesitáis su colaboración.
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