Claves para elaborar la documentación según ISO 9001

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Es habitual, que cuando una empresa designa a alguien que no dispone de conocimientos y no está familiarizado con la aplicación de la norma ISO 9001, el proceso de implantación se alargue considerablemente y a veces se quede en el intento. El proceso de elaboración de la documentación requiere reestructurar la existente en la empresa y eso, inicialmente, se refleja en un exceso de burocracia, que muchas empresas dejan en un segundo plano.

Otro de los motivos por el que se alarga el proceso de elaboración, es debido, a que la persona designada a poner en marcha el sistema de gestión, compagina estas funciones con otras que ya tenía asignadas con anterioridad, provocando un exceso de trabajo por su parte, y a menudo dejando en un segundo lugar el control de la documentación.

Para que no sea tan pesado la redacción del manual y de los documentos del sistema de gestión de calidad, os recomiendo realizarlo por bloques, dando una estructura adaptada a su empresa. ¿A qué me refiero con bloques? Pues diferentes apartados, que pueden asociarse con los departamentos de la empresa. Por ejemplo:

  • Organización: definición, alcance, entorno, mapa de procesos (definición de los procesos de la empresa), política de calidad…
  • Control de documentación: elaboración, organización de la documentación del sistema
  • Prevención (ISO 9001:2015): control de la evaluación de riesgos.
  • Bloque de RRHH: definición de los puestos de trabajo, funciones, organigrama, contratación, organigrama, delegaciones por ausencia, currículums, formación, capacitación del personal, evaluación de la eficacia, comunicación y concienciación del personal (para ISO 9001:2015)…
  • Relaciones con los clientes: pedidos, ofertas, contratos, satisfacción del cliente, gestión de facturación y cobros.
  • Compras y subcontrataciones: Requisitos y evaluación de proveedores, metodología a seguir.
  • Diseño: Si la empresa diseña algún producto o proyecto.
  • Prestación de servicio o elaboración del producto: especificar y detallar el/los procesos claves que realiza la empresa. Identificación y trazabilidad, control documental relacionada y generada por el proceso.
  • Gestión de los equipos y maquinaria
  • Infraestructura: Instalaciones, vehículos…
  • Bloque de seguimiento, medición, análisis y mejora: revisión del sistema, auditorias internas, reclamaciones, acciones correctivas, servicio no conforme, producto no conforme, mejora continua, objetivos e indicadores…
  • Archivo de la documentación

Si existe algún apartado que no aplique a vuestra empresa, en el manual deberéis explicar que no aplica y el porqué.

En el Manual de Calidad, únicamente tenéis que definir los diferentes puntos para vuestra empresa en base a los requisitos de la norma y explicando cómo lo aplicáis en vuestro caso, sin entrar en la metodología a utilizar o aplicar, ya que será en los procedimientos donde tendréis que especificar con todo detalle cómo lo hacéis, cómo lo nombráis, quien lo realiza y que registros o qué documentación generáis, cómo los rellenáis e identificáis, dónde la almacenáis y con qué criterio.

Una vez que habéis definido los diferentes apartados en el manual de calidad, tenéis que elaborar los principales documentos del sistema, donde quedará definida la organización:

  • Política de calidad de la empresa
  • Mapa de procesos de la empresa
  • Objetivos e indicadores
  • Organigrama nominal y funcional

Cuando, tengáis redactado y definidos todos los puntos anteriores, veréis que la elaboración de los procedimientos e instrucciones es un proceso fácil y rápido, y que lo único que tenéis que explicar paso a paso es la metodología que realizáis habitualmente para cada uno de los bloques.

Os recomiendo, que inicialmente intentéis no modificar el funcionamiento y los registros que el personal de la empresa está habituado a realizar y a rellenar, ya que los cambios deben aplicarse lentamente y con insistencia. Por experiencia, os  comento, que si modificáis de golpe los hábitos de la gente, podéis encontraros con un habiente hostil hacia vosotros y una disminución considerable de la participación en la implantación por parte del personal de la empresa. Y no lo olvidéis, para implantar un sistema de gestión de calidad, que afecta a la totalidad de los trabajadores de la empresa, necesitáis su colaboración.

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